El Método Kanban eleva la madurez organizacional

Tomadores de decisiones en empresas Latinoamericanas han dedicado más atención al tema de Ágil en los últimos dos años. Su valor ha sido demostrado a nivel mundial por más de 17 años y hoy por hoy la pregunta más frecuente es ¿Qué metodología ágil debemos adoptar?

Cuando el manifiesto ágil fue publicado en febrero de 2001 la metodología que predominó fue Programación Extrema debido a que en ese entonces el mayor enfoque estaba en el desarrollo de software—el agilismo nació en ese contexto. La estructura de Scrum comenzó a dominar debido a su enfoque en la gestión del desarrollo de software.

El Método Kanban se dio a conocer al mundo en el año 2008 y es frecuentemente confundido con el Sistema Kanban iniciado por Toyota en manufactura e los años 50´s. El método Kanban consiste en seis prácticas y es complementado con la aplicación de elementos de Lean de 1a y de 2a generación.

Lean de 1a generación es la adaptación de algunas prácticas de lean de manufactura. Enfatizo que son solo algunas porque existen aspectos Lean buenos en manufactura que son contraproducentes en trabajo de conocimiento—por ejemplo, seis sigma ayuda a mejorar la calidad en manufactura pero dificulta la innovación y creatividad tan importante en trabajo de conocimiento.

Lean de 2a generación nació dentro de trabajo de conocimiento para trabajo de conocimiento y su énfasis es en el aspecto económico del flujo de valor.

Las seis prácticas del Método Kanban son:

  • Alta Visualización. El elemento visual central del Método Kanban es un tablero que muestra el proceso y sus tareas tomando ventaja de colores y/o de formas tales que al tener un significado es posible apreciar mejor y más fácilmente el estado del proceso/proyecto/ programa/portafolio.
  • Limitar el Monto de Trabajo en Progreso. Contrario a lo que se suele creer, está demostrado que la mejor forma de terminar más trabajo con mejor calidad y con menor estrés es tomando poco trabajo al mismo tiempo en lugar de tomando el mayor monto de trabajo posible. El Método Kanban indica de manera explícita esos límites en diversas partes del tablero tal que el flujo de las tareas mejora resultado en menor tiempo de entrega. Las mejoras pueden ser de entre dos y tres dígitos porcentuales en mi experiencia hemos tenido mejoras de tiempos de hasta 90%.

  • Gestionar el Flujo. Las dos prácticas previas nos dan elementos que nos permiten apreciar el estado del flujo y debemos tomar decisiones en base a ello para hacer los cambios necesarios en el proceso y en los límites de monto de trabajo en progreso para mejorar el flujo.
  • Tener Políticas Explícitas. Contar con reglas de acuerdo de servicio tanto externos como internos para evitar conflictos y estar alineados.
  • Ciclos de retroalimentación. Mantener comunicación continua y periódica de manera diaria —para mantener una generación de valor sana e ininterrumpida—y cada dos a cuatro semanas—para mejorar el proceso.
  • Mejorar colaborativamente y evolucionar experimentalmente. Colaborar dentro del equipo y colaborar con otras partes interesadas de manera continua. Las mejoras se deben llevar a cabo figurando y poniendo en práctica las ideas que se nos ocurran y que sean plausibles.

Kanban cuenta también con principios, valores y agendas. Antes de mencionarlas vale la pena hacer un comentario breve con respecto a la evolución de Scrum debido a que muchas personas suelen preguntar cuál de ellos (Kanban o Scrum) es mejor. Primeramente, Scrum reemplaza la metodología existente mientras que Kanban mejora la metodología existente. Esto hace de Kanban una propuesta de menor riesgo además de tomar ventaja de la gran inversión que una empresa ha hecho en sus metodologías actuales, en lugar de desecharlas. Kanban puede también utilizarse para mejorar Scrum. Otro argumento importante radica en que si observamos los reportes anuales de mejoras que se han hecho a Scrum en los últimos tres años veremos que la mayoría de ellas son adopciones de prácticas de Lean y de Kanban, es decir, Scrum está madurando para parecerse más a Kanban. Eso nos lleva a considerar entonces puede valer la pena ir directamente a Kanban. Los principios de Kanban tienen dos aspectos generales:

  • Gestión de Cambio. Comenzando con lo que actualmente ya tiene la organización en lugar de forzar un cambio radical, acordando en llevar a cabo un cambio evolutivo y fomentar actos de liderazgo en todos los niveles de la organización y por cualquiera de sus integrantes.
  • Entrega de Servicio. Enfocándose en el cliente, gestionando el trabajo en lugar de a las personas y evolucionando las políticas para enfocarlas hacia resultados.

Las tres agendas son:

  • Debemos siempre mantener un ritmo de trabajo sustentable a largo plazo tal que la economía del sistema sea optima y se logra gestionando el flujo
  • Debemos satisfacer al cliente con un servicio que entrega el valor necesitado en el momento oportuno. Esto se logra deshaciéndose de variabilidad.
  • Evolucionando continuamente para mantener la organización en su mejor estado. A esto le llamamos supervivencia.

Los valores son transparencia, balance, colaboración, enfoque en el cliente, flujo, liderazgo, entendimiento, acuerdo y respeto.

Para algunos Kanban puede parecer laborioso porque consiste en no tan solo seguir una mecánica tal como reuniones diarias y entregas periódicas—como lo hace Scrum—

sino en una disciplina de colaboración que continuamente evoluciona. Pero es precisamente ese aspecto evolutivo lo que lo hace mucho más poderoso con un ROI mucho más alto.

 

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Categorías : Cultura Laboral , Innovación